前書き
今年度に入ってからタスクが異様に増えてきて、期限ギリギリに気づいたり、そもそも存在を忘れたりするということが増えてきました。
流石にこれはまずいなと考えはじめ、10月くらいからタスク管理のシステムを導入しようと決意しました。色々調査した結果、Trelloが個人的に一番しっくりきたので採用することにしました。
で、2,3ヶ月使用したら思ってたより便利だったので、今回その個人的な使い方というのを記事にしてTrelloを布教しようと思っている次第です。
ただ、Trelloの細かい使い方(タスクの追加・ラベルの貼り付け・期限設定 etc...)というよりは、どのようにしてTrelloを駆使してタスク管理をするのか、といったことの記事になるので細かい使い方を知りたい方は別の記事を読んでからこの記事を見た方が良いと思います。
Trelloとは
一言で表すと、
Trelloはカンバン方式のタスク管理サービスです。
下の画像のようにでかいボードにタスクの付箋みたいなのをペタペタ貼っ付けていくことでタスクの管理を行うといったサービスです。
使い方
ここからは個人的なTrelloの使い方を説明していきます。
TDD方式
Trelloの使い方とかでGoogle先生に聞いてみると、上の画像のような
- TODO
- DOING
- DONE
といったリストを使用してタスクを分類していることが多いです(自分は勝手にこの方式を各リストの頭文字を取ってTDD方式と呼んでいます)。
自分も最初はこの方式を使用していたのですが、全てのタスクを3つ(DONEは終わったタスクなので実質2つ)だけで分類するのは少し無理があるなと感じてきました。
また、上の画像見たらわかりますが、画面右半分が空白になっていて気持ち悪いと感じたりもしたので、この方式を自分なりに拡張することにしました。
拡張版TDD方式
拡張版TDD方式の画像は以下のようになっています。
変更点としては、
- TODO ー＞ タスクの種類ごとに用意
- DOING －＞ DOING・DOING URGENT
- DONE ー＞ 月ごとに用意
こんな感じですね。
では、なぜこのように変更したのかを一つずつ説明していきます。
TODO ー＞ タスクの種類ごとに用意
この項目に関しては先ほど説明した通り、TODOリスト一つに待機中のタスクを置くのは無理があると感じたからです。そして、そのタスクごとにラベルを付加することでDOING等に移行したときも、どの種類のタスクをどれくらい進めているかがわかりやすくなります。
自分の場合はタスクの種類を
- 研究
- 講義
- 部活
- 個人
に設定しています。これらは自分の好きなように変更してやってください。
DOING －＞ DOING・DOING URGENT
URGENTとは「早急に」とか「急ぎ」とかいった意味です。なので、DOING URGENTは「進行中のタスクで急ぎでやるべきもの」といった意味合いで使っています(文法的に合っているかは知りません...)。
このようなDOINGを2段階に置き換えたのは、「余裕のあるタスク」と「短期間でやらないといけないタスク」といった風に場合分けしたかったからです。こうすれば優先順位が一目でわかるので便利です。
DONE ー＞ 月ごとに用意
こうすると、この月はどれくらいのタスクをこなした、というのがすぐに確認することができます。
なので、ちょっとモチベーション低下しているときに
「ああ、俺はこの月はこんなに頑張ったんだなあ」
と自分の頑張りを評価することができて、少しモチベーションが向上します。
これはモチベーション維持のための変更なので、人によってはDONEだけで十分だと思います。
Trelloの使い方はこれで以上となります。次は、trelloをもっと便利に使うための拡張機能の紹介に入ります。
Chrome拡張機能
何もいじっていないTrelloでも十分便利なのですが、世の中にはそれをもっと便利にするための機能が出回っています。
この章では、自分が便利だと感じた拡張機能を紹介していきます。
ただ、今から紹介する拡張機能を使えるのはPC版のChromeのみです。他のブラウザやスマホ版、またスマホアプリ等では使えないので注意してください。
Elegantt
この機能は追加したタスクをガントチャートで確認することができるものです。
タスクごとに期限を設定すれば、勝手にガントチャートを作成してくれちゃいます。
ただ、無料版だと機能に制限があるのでちょっと物足りない感じはありますね、仕方ないですが。。。
Card Colors for Trello
この機能はタスクに付与しているラベルの色をそのタスクカード全体に反映してくれるものです。
タスクにどのラベルが付与されているのかが視覚的に見やすくなります。
Card Color Titles for Trello
この機能はタスクに付与しているラベルの名前をタスクカード上に表示するものです。
上のCard Colors for Trelloと一緒に使うとより見やすくなります。
※ 追記(2019/9/4)
trelloのショートカットキーにこれと同じ機能が追加されたので、この拡張機能はいらない子となりました。
trelloでボードを表示した状態で「;」を入力すればラベルの文字が出てきます。
Next Step for Trello
この機能はタスクに設定しているチェックリストをタスクカード上に表示し、チェックもできるというものです。
チェックリストをすぐに確認し、チェックすることもできるので便利です。
大体こんなものです。他にもTrelloの拡張機能はたくさんあるので、好みのものを見つけて追加していってください。
最後に
今回の記事ではTrelloの個人的な使い方の紹介をしました。Trelloはとても自由度が高く、ユーザーの数だけ使い方というものが存在するので、他人の使い方を参考にしながら、自分なりの使い方を模索していくと良いかと思いますので頑張ってください！！